Es importante antes de comenzar a teletrabajar planificar tu ambiente de trabajo, formas de comunicación y herramientas; sobre todo planificar los recursos necesarios y disponer de todo para hacer de tu tarea una acción realmente efectiva.

Cuando planificas, puedes tener más control sobre la tarea. El control nos hace estar más segur@s de nosotros mismos; y si estamos segur@s, resolvemos problemas de una manera más clara y eficiente.

Para planificar bien tu teletrabajo atiende a estos 5 sencillos consejos:

 

1.Crea tu mapa de recursos

      Lo primero a tener en cuenta es crear un mapa de recursos tanto documentales como humanos que son fundamentales para desempeñar tu teletrabajo.

  • Debes saber cuáles son los documentos que tratas y dónde están. Si tienes conexión remota, en una plataforma online, lo tienes en la nube, lo tienes en una carpeta en un disco duro, etc.… ¿Sabes acceder desde otros dispositivos? ¿Tienes las claves de acceso en tu dispositivo habitual?

 

  • Tienes que conocer cómo comunicar con tu red de trabajo. La red de trabajo no son sólo los compañeros; son los clientes, los colaboradores, los proveedores, la administración, tu entorno, la sociedad, etc… ¿Cómo me comunico con ellos? ¿Tengo claro cómo me puedo comunicar con ellos? Algunos se comunicarán por correo, otros por mensajería instantánea, otros por teléfono, otros por videoconferencia, otros a través de redes, … ¿Tienes planificados todos los recursos para comunicarte efectivamente con ellos? Un ejemplo, ¿ahora que no estás en la oficina, a qué teléfono pueden llamar, lo saben los implicados? ¿Saben que les puedes atender por otros canales diferentes a los habituales?

 

2.Crea tu propia caja de herramientas

 

    ¿Qué debe contener nuestra caja?

  • Herramientas físicas mínimas para desempeñar nuestra actividad: Ordenador, móvil, buena conexión, programas instalados; parece obvio, pero si no tenemos a punto nuestras principales herramientas, no podemos trabajar. Es conveniente utilizar pocas herramientas y que cubran tus necesidades y tenerlas instaladas tanto en portátil, como en ordenador de sobremesa como en tu smartphone. Así aseguras que, si falla uno, puedes recurrir a otro.

 

  • Herramientas de gestión. Sobre todo, en un ambiente de teletrabajo, herramientas de gestión colaborativa. Hace sólo unos años, la principal herramienta colaborativa era el correo electrónico y los servicios de mensajería. En la actualidad trabajamos con herramientas integradoras en las que podemos hacer cualquier acción: mensajería, videoconferencias, crear documentos compartidos, formularios, gestionar proyectos, enviar correos, almacenamiento en la nube, etc. con solo una herramienta.

   

   Aquí tienes las más sencillas, accesibles, intuitivas y eficaces:

  • Aplicaciones de Google: Todas son geniales, pero Gmail, Drive, Forms, Hangouts, Maps, Calendar, Keep, Analytics, son muy recomendables.
  • Microsoft 360 Teams: Es una herramienta muy útil e integradora que está creciendo cada vez más y añade muchas funcionalidades. Destacaría Outlook, Skype for Business, OneDrive y Planner.
  • Gestión de proyectos: Trello. Permite trabajar de forma colaborativa y productiva a través de tarjetas, listas y tableros donde puedes organizar, priorizar y hacer seguimiento de tus proyectos de forma divertida, muy visual, motivadora e intuitiva.
  • Comunicaciones, reuniones: Hangouts, Skype, Zoom, WhatsApp.
  • Atención al cliente: WhatsApp Business o un live chat en tu web.
  • Email marketing: MailChimp, listas difusión WhatsApp.
  • Almacenamiento: Google Drive, OneDrive.
  • Compartir archivos: WeTransfer, Google Drive.
  • Gestión de redes: Hootsuite es la más sencilla.
  • Gestión de tareas. Wunderlist (en mayo 2020 desaparece, pasamos a Microsoft To Do).
  • ¡Ah, fundamental, agenda física y libreta para notas: papel y lápiz!

3.Ten en cuenta todos los escenarios posibles.

    Contempla opciones de ¿Qué pasaría si…? ¿Cortan la luz, se me estropea el portátil, no tengo internet, no accedo al servidor, no encuentro tal documento o tal contacto? Y en ese caso, ¿qué haría?

 

4.Entrena con las nuevas herramientas

    Algunas herramientas las utilizamos por voluntad propia, porque nos gustan o las vemos útiles, pero muchas de las herramientas que utilizamos nos la imponen otros (empresa, clientes, proveedores, etc..). Pierde el miedo y entrena sobre ellas para cuando tengas que utilizarla, estés preparad@.

 

5.Despierta tu curiosidad

    Mantente informad@ de las nuevas aplicaciones, nuevas funcionalidades, atrévete a hacer clic en aquellos iconos que no sabes para qué sirven, curiosea, pierde el miedo, investiga, pregunta a expertos, en definitiva, sé proactivo frente a lo digital. No es el futuro, es el presente.

 

    ¡Cuidado! Si pasas todo el tiempo planificando nunca conseguirás pasar a la acción. Si actúas sin planificar, no hay manera de asegurar la eficiencia y la optimización de tiempo de lo que consigues. La clave está en encontrar el equilibrio ideal entre planificar y ejecutar el plan para que nuestros esfuerzos valgan la pena. Sin embargo, ese equilibrio varía significativamente de persona a persona y de tarea a tarea. Haz tuyas todas las herramientas de teletrabajo, adáptalas a tu persona y, sobre todo, no las utilices todas. Si utilizamos todas las herramientas lo que nos puede ocurrir es que se nos pierda información, perdamos tiempo o retrabajemos; utiliza pocas y de manera eficiente.

Ya está todo planificado y preparado, ahora… ¡A trabajar!

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